sâmbătă, 13 august 2011

Procedura operationala „ Agenturare Nave”

1. Scop

Această procedură stabileşte modul în care se asigură executarea activitatii de agenturare nave. Astfel se traseaza masurile menite sa asigure ca in toate etapele de desfasurare a activitatilor specifice, societatea mentine nivelul de calitate impus de standarde, normative si legile aplicabile.


2. Domeniul de aplicare

Prezenta procedură se aplică în principal de către biroul de agenturare nave, care răspunde de executarea efectiva a activitatii, dar si de catre orice alti angajati care sunt implicati in acesta activitate.


3. Documente de referinta

• ISO 9001 : 2000 Sisteme de management al calitatii – cerinte;
• ISO 9000 : 2000 Sisteme de management al calitatii – Principii fundamentale si vocabular;
• ISO 9004 : 2000 Sisteme de management al calitatii – Linii directoare pentru imbunatatirea performantelor;
• ISO 14001:2004 Sisteme de management al mediulu – Cerinte;
• Legislatia nationala aplicabila domeniului de activitate;
• Conventiile internationale la care Romania este parte, inclusiv aquisul comunitar;
• OUG 34/2002 privind prevenirea, reducerea si controlul integrat al poluarii;
• Conventii internationale : Haga, Hamburg;
• Conventia FAL Conventia privind facilitarea traficului maritim international , adoptata la Londra la 9 aprilie 1965 de Conferinta internationala privind facilitarea voiajului si transportului maritim, modificata si completata prin amendamentele din 1973, 1986, 1987, 1990, 1992, 1993, 1996, 1999 si 2002, principale obiective prevenirea intarzierilor inutile in traficul maritim si asigurarea celui mai inalt grad posibil de uniformizare a formalitatilor si altor proceduri legate de sosirea, stationarea si plecarea navelor, precum si a acelora legate de echipaj, pasageri, bagaje si marfa.
• Codul International pentru Securitatea Navelor si Facilitatilor Portuare - Codul ISPS –conform Ordonanta de urgenta nr.80/2003, Norma de aplicare aprobata prin Hotararea de Guvern nr. 248 din 26.02.2004.
• Manualul de Management Integrat

4. Documente conexe
Contracte angajare nava, regulament de exploatare portuara;

5. Definitii si abrevieri

Definitii:

Agentul navei

Persoana nominata de catre conducerea Blue Shipping Agency Ltd. pentru a se ocupa in mod direct de nava angajata in contractul de agenturare, din momentul incheierii contractului si pina la finalizarea acestuia.
Bills of lading
Document care atesta cantitatea, originea, destinatia precum si partile contractante. Acest document se poate emite si fara a avea un destinatar precis ( destinatar :„TO ORDER”), caz in care marfa poate fi vanduta dupa ce a fost incarcata la bordul navei de catre orice firma care este in posesia celor 3 exemplare originale andosate.
Cargo - bunuri incarcate pe o nava.
Cargo Manifest - document ce prezinta toate marfurile transportate in voiajul navei.
Draft survey

Certificat emis de o companie de survey autorizata care determina cantitatea de marfa incarcata / descarcata de la / la bordul navei.

Decont final

Cuprinde detaliat toate cheltuielile portuare suportate de nava / armator pentru perioada sosire, operare, plecare, inclusiv comisionul de agenturare.
Holds Inspection
Certificat emis de o companie de survey autorizata in baza caruia se permite sau nu inceperea operatiunilor de incarcare / descarcare.
Mate’s receipt
Document emis de operatorul portuar in care se specifica tipul, originea si cantitatea de marfa incarcata la bordul navei precum si portul de destinatie.
Nava agenturata

Orice nava care se afla intr-un contract de agenturare semnat intre Armatorul / Operatorul navei si Blue Shipping Agency Ltd.

Oferta pro forma

Cuprinde suma cheltuielilor portuare ce trebuie suportate de nava / armator din momentul sosirii in port si pana la plecare, calculate pentru o perioada standard de operare functie de capacitate si conditii negociate initial.
Out turn report
Document emis de operatorul portuar in care se specifica tipul si cantitatea de marfa descarcata de la bordul navei precum si originea marfii.
Statement of Facts
Document ce prezinta cronologic operatiunile de incarcare / descarcare

Abrevieri:

SMI – sistemul de management integrat
MMI – manualul managementului integrat
PO - procedura operationala
RAC - raport de actiune corectiva
RAP - raport de actiune preventiva
BSA - BLUE SHIPPING AGENCY LTD
D/A - disbursement account / cheltuieli portuare
ETA - estimated time of arrival / data preconizata a sosirii
ETC - estimated time of completion / data preconizata a terminarii operarii
NOR - notice of readiness
AGW - all going well
WP - weather permitting

6. Raspundere si autoritate

Directorul General are responsabilitatea angajarii Blue Shipping Agency Ltd. in prestarea serviciului de agenturare functie de conditiile financiare, materiale si de personal existente la data solicitarii venite de la Client. Dupa angajarea serviciului, Directorul Operare-Navlosiri are responsabilitatea nominarii unui agent pentru nava angajata in contract si a monitorizarii activitatii acestuia.

Departamentul Agenturare.raspunde de:
a) Pregatirea si inaintarea ofertei pro-forma de agenturare la solicitarea unui Client;
b) Efectuarea corespondentei necesare pentru clarificarea aspectelor din pro-forma;
c) Inaintarea pentru aprobare catre Directorul Operare-Navlosiri a pro-formai acceptate de Client;
d) Transmiterea catre Sef Serviciului Agenturare a situatiei zilnice a navelor agenturate care include si nominarea agentilor responsabili de nave;
e) Supravegherea activitatii agentilor pe parcursul derularii serviciului de agenturare in scopul evitarii apartiei de servicii neconforme;
f) Primirea documentelor finale justificative de la agent si intocmirea decontului final si a facturii catre client;

Sef Serviciului Agenturare raspunde de:
a) bunul mers al activitatii Serviciului de Agenturare;
b) organizarea si coordonarea serviciului de agenturare pentru navele din contracte;
c) aplicarea instructiunilor privind circuitul documentelor in cadrul Serviciului de Agenturare si a prevederilor acestei proceduri;
d) controlul intocmirii tuturor documentelor operative ale navelor, in principal a conosamentelor, manifestelor, istorice, traduceri ale protestelor de mare, precum si circulatia acestor documente catre autoritatile portuare si/sau Armatori;
e) obtinerea de informatii competitive de marketing in domeniul activitatii de agenturare, urmarind / sintetizand evolutia strategiei portului Constanta, precum si politicile si activitatile operatorilor portuari;
f) urmarirea strategiei de atragere a Armatorilor pentru nominarea societatii in activitatea de agenturare;
g) informarea permanenta asupra legislatiei in domeniul de activiate si asupra modificarilor acesteia;
h) aplicarea Conventiei FAL si a legislatiei in vigoare in domeniu in activitatea Biroului de Agenturare;
i) relatiile cu toate organele si autoritatile portuare care sunt direct sau indirect implicate in activitatea de agenturare din Port Constanta ;
j) colectarea documentelor justificative pentru incheierea deconturilor finale ale navelor aflate sub agenturarea societatii;
k) confidentialitatea informatiilor societatii, inclusiv a tarifelor si comisioanelor practicate, a contractelor incheiate si/sau in derulare, a conosamentelor, etc.

Agentul nominat raspunde de:

a) derularea contractului de agenturare si mentinerea dosarului de nava in conformitate cu prevederile acestei proceduri;
b) informarea in timp util a conducerii Blue Shipping Agency Ltd., atunci cind intimpina probleme care ii depasesc capacitatea sa de rezolvare, in scopul evitarii aparitiei de neconformitati majore in derularea activitatii;
c) aplicarea Conventiei FAL si a legislatiei in vigoare in domeniu;
d) aplicarea instructiunilor privind circuitul documentelor in cadrul Serviciului de Agenturare si a prevederilor acestei proceduri;
e) corectitudinea documentelor intocmite / elaborate in conformitate cu prevederile acestei proceduri;
f) colectarea documentelor justificative pentru incheierea deconturilor finale ale navelor aflate sub agenturarea societatii;
g) confidentialitatea informatiilor societatii, inclusiv a tarifelor si comisioanelor practicate, a contractelor incheiate si / sau in derulare, a conosamentelor, etc.



7. Procedura: Agenturare nava

7.1. Generalitati : Blue Shipping Agency Ltd. este una din cele mai importante companii de agenturare, cu legaturi comerciale bine stabilite in toata lumea.

Orice solicitare de agenturare nava, primita prin oricare din canalele de comunicatii ale Blue Shipping Agency Ltd. (telefon, fax, telex, e-mail) este supusa spre analiza si aprobare Directorului General. Daca acesta aproba termenii comerciali de executare a contractului de agenturare, acestia vor fi concretizati intr-un mesaj scris care trebuie confirmat si de catre Client. Evidenta corespondentei de angajare a serviciilor Blue Shipping Agency Ltd. este tinuta de catre Directorul de Operare-Navlosiri.

Odata ce ambele parti au confirmat acceptul termenilor contractuali, nava angajata in contractul de agenturare va fi repartizata unui Agent Blue Shipping Agency Ltd. care va prelua operarea acesteia. Nominarea agentului responsabil de nava este facuta de catre Directorul Operare-Navlosiri prin Fisa de Evidenta zilnica a situatiei navelor agenturate.

Agentul nominat va primi deasemenea si o copie dupa documentul de angajare a serviciilor Blue Shipping Agency Ltd. emis de Armatorul navei agenturate.

7.2. Efectuarea serviciului de agenturare

Agentul care primeste sarcina de a se ocupa de o nava angajata in contract de agenturare cu Blue Shipping Agency Ltd. va deschide un dosar al navei respective in care va pastra:
• Documentul de angajare si nominare a navei in contractul de agenturare;
• Toata corespondenta purtata cu armatorul/operatorul navei respective;
• Toata corespondenta purtata cu nava respectiva;
• Toata corespondenta purtata cu autoritatile portuare in legatura cu nava respectiva.

Agentul nominat va pregati toate formalitatile necesare pentru sosirea navei in port si va asista nava pe toata durata stationarii ei cu orice fel de problema ridicata de nava. Acolo unde va fi nevoie de asistenta de specialitate, angajarea acesteia se va face numai dupa confirmarea de accept a navei asupra costurilor induse de asistenta respectiva. Toate operatiunile efectuate zilnic la nava agenturata, precum si costurile anexe, sunt tinute la zi de catre agent .

Din momentul nominarii navei:
• Agentul trebuie sa intocmeasca proforma D/A care trebuie transmisa armatorului sau charter-ului in vederea acceptarii tarifelor negociabile (comision agenturare, cheltuieli cu comunicarea si asistenta).
• Agentul va tine la curent prin mesaj electronic / mail exportatorii / primitorii marfii / si in copie seful departamentului agenturare cu privire la data sosirii navei in baza avizarilor primite de la comandant;
• In momentul primirii NOR, Agentul ii va informa prin mesaj electronic / mail pe exportatorii / primitorii marfii / operator portuar / navlositor / si in copie pe seful departamentului agenturare, cu privire la data si ora transmiterii acestuia urmand sa-l inmaneze operatorului portuar in vederea acceptarii;
• Comandantul navei transmite prin mesaj electronic ora si data cu care se emite NOR, urmand ca Agentul navei sa-l primeasca in original dupa acostarea acesteia.
• Agentul intocmeste buletin de pilotaj si avizare de sosire , companiile de pilotaj nominate cu care societatea are incheiate contracte de prestari servicii vor fi dupa cum urmeaza:
 pentru navele care vor acosta in zona 1, respectiv Dana 0 – Dana 78, compania de pilotaj va fi desemnata SC Agigea Pilot SRL
 pentru navele care vor acosta in zona 2, respectiv Dana 79 – Dana 136, compania de pilotaj va fi desemnata SC Valmar Pilot SRL
Buletinul de pilotaj se depune la comandament si se accespta (semneaza) de catre autoritatile portuare, respectiv Capitania Zonala Port Constanta (CPC) si CN Administratia Porturilor Maritime Constanta (APC), un exemplar se depune la CPC, un exemplar la APC si un exemplar la societatea de pilotaj, nava urmand a fi programata / acceptata de catre operatorul portuar in dana de operare.
• Dupa acostarea navei (cu sau fara remorcher in functie de normele in vigoare si necesitatile ce apar in momentul manevrei, vreme nefavorabila ) , se avizeaza asistentul medical de la Directia de Sanatate Publica a Portului Constanta, care este prima autoritate ce urca la bordul navei. Dupa efectuarea controlului acesta acorda sau nu libera practica prin semnarea unui exemplar din lista de echipaj (crew list) in care este consemnata ora acordarii liberei practici insotita de stampila si semnatura, moment in care nava da jos steagul galben de carantina arborat pana la acel moment. Acest document se preda Politiei de Frontiera.
• Dupa acordarea liberei practici, la bord pot urca Agentul impreuna cu reprezentantii autoritatilor portuare, respectiv ai Politie de Frontiera, biroului vamal din Portul Constanta si Capitanie Port Constanta.
• Agentul intocmeste si prezinta autoritatilor la bordul navei documentatia FAL care contine: declaratie generala / general declaration, declaratie marfa / cargo declaration, lista pasageri / passenger list.
• La documentul FAL se ataseaza in funtie de autoritatea portuara urmatoarele documente:
o Pentru Biroul Vamal Constanta Port:
• Declaratie provizii bord completata de vama, contrasemnata de comandant si agentul navei, numerotata, datata si inregistrata cu ora efectuarii controlului;
• Declaratie privind bunurile personale ale echipajului / crew effect declaration;
• Declaratie privind proviziile de la bordul navei / ship store declaration;
• Declaratie privind arme, munitii, narcotice / NIL list sau declaratie de existenta la bord a acestor elemente;
• Declaratie privind medicamentele de la bordul navei / medicine list;
• Lista cu ultimele 10 porturi de escala;
• Lista echipaj / crew list;
• Bond store list / declaratie privind provizii de tip tigari, bauturi alcoolice, etc.

o Pentru Politia de Frontiera:
• Lista cu ultimele 10 porturi de escala;
• Declaratie privind arme, munitii, narcotice / NIL list sau in caz ca acestea exista la bordul navei obligatoriu se declara;
• Declaratie privind medicamentele de la bordul navei / medicine list;
• Lista echipaj / crew list.
• O lista cu regulamentul portuar, se intocmeste si se semneaza in 2 exemplare, unul ramane la bordul navei si unul la Politia de Frontiera;
• Lista cerere cu membrii de echipaj completata pe formularul standard emis de Politia de Frontiera in vederea eliberarii de shore pass-uri

o Pentru Capitanie Port Constanta:
• Declaratie generala privind detaliile navei;
• Lista echipaj / crew list.
• Lista cu detaliile navei / ship’s particulars;
• Captain’s declaration / declaratia comandantului .
• Declaratie (privind starea certificatelor navei).

• Agentul urmareste inregistrarea pe documentul FAL a orei de incepere si terminare a controlului efectuat de autoritati la bordul navei precum si emiterea de catre Politia de Frontiera a shore pass-urilor nominale pentru marinarii care parasesc bordul navei, legitimatii care se returneaza Politiei de Frontiera in momentul controlului de plecare.
• Agentul se prezinta impreuna cu un reprezentant de la bordul navei la Biroul CPC unde prezinta certificatele navei in original care raman la CPC pana la solicitarea controlului de plecare.
• Agentul se prezinta la Biroul Vamal al Portului Constanta in vederea depunerii permisiei vamale de incarcare, iar in cazul descarcarii, in afara de permisie vamala de descarcare se mai depune si Cargo Manifest-ul, documente care sunt inregistrate.
• Agentul avizeaza societatea pentru efectuarea draft survey-ului initial, reprezentantul societatii specializate in efectuarea acestui serviciu, respectiv SC Timex Surveyors SRL, procedeaza la citirea pescajelor, masurarea lichidelor din tancuri (balast, apa, combustibil) si intocmeste Draft Survey-ul. Acesta este semnat de comandantul navei si de catre firma specializata ce-l intocmeste.
• In cazul navelor ce sosesc la incarcare, se procedeaza la inspectarea magaziilor goale si se intocmeste Hold Inspection.
• In momentul incheierii intocmirii drafturilor, agentul avizeaza toate partile implicate (armator, exportator/importator, operator portuar) cu privire la:
Arrived at Constantza roads / sosit la rada : data ora
Notice of Readiness tendered / NOR acceptat: data ora
Dropped anchor / coborat ancora : data ora
Anchor up / ridicat ancora : data ora
Pilot on board / pilot la bord : data ora
All fast / berthed (x tugs used) / acostat : data ora
Free pratique granted / acordat libera practica data ora
Inward clearance completed / control sosire efectuat data ora
Draft survey & holds inspection / efectuat draft survey si hold inspection : data ora
Loading / discharging commenced / inceput incarcare / descarcare: data ora
ETC loading/discharging: data ora wp+agw.

• Pe timpul incarcarii / descarcarii navei Agentul va informa zilnic toate partile implicate cu privire la cantitatea operata, motive oprire operare, perioade de inactivitate, estimare terminare incarcare / descarcare.
• Dupa terminarea incarcarii navei agentul intocmeste: Bill of Lading, Cargo Manifest si Statement of Facts. In cazul descarcarii agentul intocmeste doar Statement of Facts.
• Dupa terminarea operarii Agentul navei urmareste intocmirea formalitatilor vamale, respectiv Declaratia Vamala de Export, Certificat de draft survey si Ordin de Imbarcare / Mate’s Receipt, in cazul incarcarii.
• In cazul operatiunii de incarcare, Agentul depune Cargo Manifest la Vama, document ce trebuie sa fie in conformitate cu Declaratia Vamala de Export .
• In cazul operatiunii de descarcare, Agentul depune Certificat de draft survey si/sau Outturn Report si Certificat de hambare goale / Empty Holds Certificate (acest document atesta faptul ca toata marfa a fost descarcata de la bordul navei, hambarele ramanand goale).
• Dupa intocmirea formalitatilor vamale, Agentul prezinta la Biroul Vamal un exemplar al Manifestului de incarcare. Lucratorul vamal semneaza acest exemplar si declaratia provizii la bord,dand liber la plecare. In baza documentelor de mai sus se atesta ca nava este libera la plecare si se recupereaza documentele navei depuse la CPC si se cere efectuarea controlului de plecare efectuat de aceleasi autoritati ca la sosirea navei cu exceptia asistentului medical.
• Dupa plecarea nevei Agentul avizeaza toate partile implicate cu privire la data si ora:
- Loading / discharging completed / terminat incarcare/descarcare
- Draft survey completed / terminat draft survey
- Cargo documents on board / documente marfa la bord
- Cargo documents signed / documente marfa semnate
- Cargo customs clearance / liber de vama pentru marfa
- Outward clearance / control plecare efectuat
- Pilot on board / pilot la bord
- Vessel sailed (x tug used) / nava plecat (nr de remorchere folosite)

Dupa plecarea navei, agentul va inchide dosarul operativ al acesteia, va urmari si va raspunde de colectarea documentelor justificative pentru incheierea decontului final, si va transmite aceste date/documente catre seful departamentului agenturare, care va intocmi decontul final al navei. Decontul final si confirmarea de incasare a platii serviciilor prestate de Blue Shipping Agency Ltd. se transmite departamentului contabilitate, unde se pastreaza si se arhiveaza.


8. Formulare si inregistrari

1. Proforma D/A - F.9.1.1.
2. Buletin pilotaj - F.9.1.2.
3. Accept de manevra - F.91.3.
4. Documentatia FAL - F.91.4., F.91.5., F.91.6.
5. Cargo Manifest, BL, Statement of Facts - F.9.1.7., F.9.1.8., F.9.1.9.
6. Final D/A F.9.1.10.


9. Anexe

1 Proforma D/A
2 Buletin pilotaj
3 Accept de manevra
4 Documentatia FAL
5 Cargo Manifest, BL, Statement of Facts
6 Final D/A F
7 Reguli Port Constanta
8 Declaratia proviziilor de bord.

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu

Quotes

  "If you wait by the river long enough, the bodies of your enemies will float by." Sun Tzu Murphy's law: "The more you f...